Se stai leggendo questo articolo, è probabile che anche tu, come molte altre aziende del territorio, ti stia confrontando con le sfide legate all’organizzazione logistica di un evento o di una fiera e stai cercando di capire nello specifico come delegare il più possibile le attività di gestione dei materiali in modo da arrivare al tuo evento con tutta l’energia necessaria per affrontarlo al meglio.
Se rappresenti una grande azienda, è probabile che tu abbia già a disposizione uno staff dedicato che si occupa degli aspetti organizzativi, ma ricordati che organizzare un grande evento di successo non è solo una questione di programmazione, location e marketing. Non contano solo i materiali grafici da dare ai clienti, le presentazioni, le campagne pubblicitarie e una buona gestione dei contatti.
Per fare in modo che tutto questo possa funzionare e risultare performante, ciò che fa davvero la differenza inizialmente è l'efficienza della logistica sul campo, soprattutto nelle fasi più operative che risultano sempre quelle più caotiche come montaggio, smontaggio, carico e scarico materiali. E’ proprio in questi momenti che affidarsi a un servizio di facchinaggio diventa una scelta strategica per evitare stress e ritardi.
In questo contesto, affidarsi ad un servizio difacchinaggio professionale rappresenterà, oltre che un enorme valore aggiunto, anche un elemento chiave per garantire fluidità, sicurezza e puntualità ed evitare brutte sorprese.
Cosa si intende per facchinaggio in outsourcing negli eventi
Quando un’azienda delega la gestione di tutte quelle attività correlate alla movimentazione delle merci, del loro carico e scarico dai mezzi di trasporto e della loro logistica e tante altre ad un’azienda partner significa che sceglie di appaltare il servizio in outsourcing, ovvero sceglie di affidarsi ad un fornitore esterno di servizi.
Il facchinaggio professionale comprende una serie di servizi che vanno ben oltre il semplice “spostare scatoloni”. In ambito fieristico ed eventi, infatti, include attività come:
- trasporto di materiali espositivi
- montaggio e smontaggio stand
- gestione dei materiali scenografici
- movimentazione attrezzature audio-video
- supporto nella logistica di magazzino temporaneo
Scegliere un partner affidabile ti permetterà di non avere brutte sorprese durante le attività di gestione e spostamento di tutto il materiale fieristico in quanto il personale che segue in genere queste operazioni è qualificato e specializzato nella movimentazione in sicurezza di ogni tipo di attrezzatura, nella gestione dei carichi pesanti e nella coordinazione della logistica.
Perché scegliere il facchinaggio professionale: vantaggi concreti
Tempistiche rispettate al minuto
Nel mondo degli eventi, ogni minuto conta. Ritardi nel montaggio o nello smantellamento possono compromettere l'intera manifestazione. Le squadre professionali di facchinaggio sono addestrate a rispettare tempi strettissimi, grazie a una pianificazione precisa e all'esperienza sul campo.
Sicurezza garantita per persone e materiali
Gestire oggetti pesanti o delicati in spazi affollati o in allestimento può essere pericoloso. I professionisti del settore utilizzano attrezzature certificate e operano nel pieno rispetto delle normative di sicurezza, riducendo il rischio di danni o infortuni.
Meno stress per gli organizzatori
Affidarsi a una squadra di facchinaggio significa alleggerire il carico mentale per chi coordina l'evento. Invece di preoccuparsi di ogni dettaglio operativo, ci si può concentrare su aspetti strategici e creativi.
Flessibilità e personalizzazione del servizio
Le esigenze cambiano da evento a evento. Un servizio professionale ha un background lavorativo che gli permette di essere in grado di gestire ogni situazione offrendo soluzioni su misura e adattandosi a location, tempi, spazi e attrezzature specifiche.
L’importanza di scegliere un fornitore affidabile
Un errore comune è valutare un servizio di facchinaggio solo in base ai costi preventivati. Online si trovano numerose imprese di facchinaggio che competono al ribasso sui prezzi per acquisire ogni giorno nuovi clienti ma che poi forniscono dei servizi scadenti e non adatti al proprio interlocutore.
Dato che, però, si sta parlando di aziende sappiamo bene che in questo caso, per quanto il preventivo sia sicuramente uno dei fattori determinanti quando ci si appresta a scegliere un partner logistico, non risulta però l’unico fattore da prendere in considerazione.
Se sei alla ricerca del tuo partner ideale ti consigliamo di valutare anche questi aspetti fondamentali:
- affidabilità: rispetto degli orari e degli accordi, leggi le recensioni di ogni azienda per capire come lavora e se i suoi precedenti clienti sono stati soddisfatti dei suoi servizi
- professionalità: personale formato e attrezzature adeguate, informati su come l’azienda forma i suoi dipendenti e sulla disponibilità di attrezzatura che mette a disposizione
- flessibilità: capacità di gestire imprevisti, il problem solving è uno dei requisiti fondamentali di ogni azienda e determina il raggiungimento o meno degli obiettivi prefissati
- presenza territoriale: questo è uno degli aspetti su cui ti consigliamo di riflettere maggiormente. Scegliere un partner che conosca bene il territorio in cui si terrà l’evento a cui parteciperai ti aiuterà a gestire al meglio ogni aspetto organizzativo
Perché quindi dovresti investire in un servizio di facchinaggio in outsourcing per il tuo evento?
Immagina di aver preparato tutto quello che ti serve per partecipare alla tua fiera di settore, le grafiche per lo stand sono pronte, l’attrezzatura per montare lo stand anche, i prodotti da esporre sono disponibili nel tuo magazzino, l’attrezzatura ledwall è stata noleggiata e così via ma adesso devi iniziare a portare tutto in un'altra città, che non conosci bene, magari anche molto distante dalla tua sede operativa aziendale.
Pensa la comodità di trovare un’azienda che gestirà tutto al posto tuo: l’organizzazione dei trasporti della merce per la fiera, il montaggio e lo smontaggio dello stand, il collaudo del funzionamento dell’apparecchiatura elettrica, l’eventuale deposito nei propri magazzini degli arredi e magari anche la pulizia dello stand una volta montato.
Scegliere un partner significa scegliere un servizio chiavi in mano che ti consenta di smettere di fare tutto da solo e dedicarti a ciò che conta davvero: far crescere la tua attività.